〈この記事はこんな方におすすめ〉
・優先順位のつけ方がわからない方
・マルチタスクが苦手な方
・人生の質を飛躍的に高めたい方
〈内容の要約〉
・優先順位には正しいつけ方がある
・重要性、緊急性、単独性を考慮することが大事
・自分で決める経験を重ねることで精度は上がっていく
Contents
優先順位をつけることの重要性
仕事においてもプライベートにおいても、やりたいこと／やるべきことが常に複数ある状態の方も多いかと思いますが、それをすべて同時にこなすのが難しい時にどこから手を付けたらいいかわからないという方は多いかと思います。一方で、要領良くこなしている方もいてその差は何だろう？と考えると「優先順位のつけ方」が大きな要素であることに気付きます。人生の質を飛躍的に高めるためには、いかに目の前のことを仕分けしてこなしていくかにかかっているのです。今回はその優先順位の正しいつけ方についてわかりやすくお教えします。少しでも何かのお役に立てば幸いです。
優先順位をつけるのが苦手な人の特徴
優先順位をつけるのが苦手な人は、なぜ苦手なのでしょうか？これは大きく2つに分かれます。
- 優柔不断な性格だから
- 優先順位のつけ方がわからない
優柔不断な性格だから
性格的に決めることが苦手という方は確かにいらっしゃいます。決めるということはそこに対して責任が生じることになりますし、その責任を負うのが嫌だったり、今まで自分で決めるという経験をあまり積んでこなかったりすると決めるという行為に対して抵抗を示したりすると思います。人それぞれ性格は異なるものですが、正しいトレーニングによって一定のところまでは改善することができますので、ぜひチャレンジしていただければと思います。「自己決定」をする経験を積むことで小さな成功体験につながり自分に自信が付きより大きな事柄について決められるようになるはずです。
優先順位のつけ方がわからない
決めることは苦手ではないけど、優先順位のつけ方がわからないことが原因で決められない方もいらっしゃいます。例えば仕事が5つ同時に発生したとして、どの順番でどうこなせば最も効率が良いのかがわからないのです。手当たり次第に片付けて上手くいけば結果としては良いかもしれませんが、毎回それでやっているとどこかで対処できなくなってしまいますよね。どんな状況でも使える「正しい優先順位のつけ方」を学ぶことでこれらは解消することができます。
優先順位を正しくつける上で大事な3つのポイント
優先順位を正しくつけるためには下記3つのポイントを押さえれば大丈夫です。
- 重要性を考える
- 緊急性を考える
- 単独性を考える
個別に説明していきます。
１．重要性を考える
優先順位を考えるときの1つ目のポイントは、「それをやらなかった時に何が起こるか？」を考えることです。これが重要性です。例えば会社にとってとても大事な商談のための資料作成があったとします。それをやらなかったらどうなるでしょうか？会社は大きな機会損失を被ると同時に信用も失ってしまうかもしれません。プライベートで考えてみれば、自分がやりたいことがあった時にそれをやらなかったらどうなるでしょうか？やりたいという想いだけが残り続けいつまで経っても現状が変わらないという風になってしまいますよね。このように物事の重要性を考えることがとても大事なのです。逆に言えば、重要ではないことはそもそもやる必要がないということになります。
２．緊急性を考える
次に大事なポイントは、「それはいつまでに対応しないといけないのか？」を考えることです。シンプルに言うと「締切はいつなのか？」ということですね。特に仕事においては締切があるのは日常茶飯事だと想いますが、これを破ってしまうと周りの方に迷惑がかかるばかりではなく自分自身の評価も下がってしまいます。仕事を任せられないと思われてしまうとチャンスが回ってこなくなるので、締切は厳守しましょう。締切がないように見えるものでも、実は依頼者の中ではおおよその納期があったりするので適宜確認するなどして進めていくことをおすすめします。本当に締切がないものに関しては、今すぐやる必要はありませんので、他の仕事を優先しましょう。
３．単独性を考える
3つ目のポイントは、「それは自分だけで完結するものなのか？」を考えることです。例えば社内における請求書の対応について考えてみましょう。ほとんどの会社は月初3営業日目までに請求書の発行や支払いに関する一連の手続きをおこないます。この時、上場企業や大手の会社だと、
１）クライアントから請求書が担当者に届く
２）担当者が社内手続きに従って支払いの依頼を社内の経理に依頼する
３）経理は内容を確認して問題なければ支払いの手続きをする
という手続きを踏むことになります。これらを3営業日以内におこなうわけですが、次に作業をする人がいるのに自分のところで止めてしまうと次が進まなくなってしまいます。3営業日までだからといって3営業日目の午前中に経理担当に渡したとしても、経理は経理で仕事があるので余裕を持って行動したいはずです。このように、自分ひとりでは終わらない仕事がある場合は全体のプロセスを把握した上でできるだけ早く次に渡すという考え方が大事になってきます。社内でのコミュニケーションも結局のところクライアントとの取引きに近いものがありますので、信用ですべてが成り立っています。自分勝手な行動で周囲から反感を買わないように気を付けましょう。
それでも優先順位を決められない時は？
優先順位の正しいつけ方がわかったところで、それでも決められない場合はどのようにしたら良いでしょうか？例えば、重要性がどのくらいなのかが判別しづらかったり、仕事を始めたばかりで誰がどう関わるのかが見えないなど、すべてを詳細に把握できなかった時ですね。このような場合は、依頼者であったり上司などに質問した方が良いでしょう。状況を正しく把握していないのに決定することには一定のリスクを伴いますので、それをしても問題ないかどうかの判断も必要になってきます。仕事は段取りがとても大事です。あとで困らないように、確認すべきことは確認しましょう。慣れてくると、「決めるためには何の情報が必要か」ということもわかるようになってきます。そうなればひとりで大体のことは判断できるようになります。
優先順位のつけ方の精度を高めるためのトレーニング
優先順位を正しくつけるためのトレーニング方法をお教えします。これを繰り返すことで必ず精度が上がっていきます。それは非常にシンプルな方法です。
自分で意思決定（自己決定）し、それを定期的に振り返る
という方法です。私たちは日々様々な選択を迫られています。その中で、自分で決めた選択を増やすことがとても重要です。もちろん責任が生じますがこの訓練をしないと意思決定の精度を高めることができません。決めるだけでは不十分で、その決定が良かったかどうかを後で振り返ることが大事なのです。1日単位でやっても良いですし、1週間単位でやっても構いません。自分自身のやるべきことを書き出してみて、それをどの順番で片づけていくかということを決めてその通りにやってみてください。
まとめ
たかが優先順位、されど優先順位です。日頃何気なく使っているようで強く意識している方は非常に少ない印象を受けます。人生は有限なので、ぜひ日々の意思決定の精度を高めて自分がありたい姿に向かって進んでいただけたらと思います。
